Na co se zeptat svého IT dodavatele

Pokladní systém v kavárně se každý večer zálohoval na druhý počítač ve stejné provozovně. Při kontrole jsme zjistili, že tam leží jediná kopie, která se každou noc přepíše, a složku s ní mohl smazat kdokoli v síti. Kopie do cloudu, která měla data dostat mimo budovu, se naposledy povedla před 3,5 roku.

Dobrá odpověď zní: „Záloha je na jiném zařízení a jedna kopie mimo firmu. Běžný uživatel ji nesmaže. Tady je datum poslední zkušební obnovy.“

Servisní technik telefonní ústředny s 32 pobočkami se klienta zeptal: „Nemáte někde zálohu konfigurace?“ Neměl ji klient a neměl ji ani dodavatel ústředny, která běžela přes deset let. Kdyby odešla, nebylo by z čeho ji obnovit. Jen ze vzpomínek.

Dobrá odpověď zní: „Konfigurace všech síťových a telefonních zařízení je zálohovaná u nás i u vás. Obnova zabere tolik a tolik hodin.“

Firemní server začal padat do modré obrazovky a jiná záloha neexistovala. Než jsme se pustili do dalších oprav, zachránili jsme data: 141 GB, přes 1,5 milionu souborů, nula chyb. Pak přišla podstatná otázka, co ten stroj vlastně dělá. Ukázalo se, že slouží jako sdílená složka pro dva počítače. Nový server proto nebyl potřeba a data se přestěhovala na jeden z nich.

Dobrá odpověď zní: „Server dělá tyto tři věci. Data jsou ještě tady a tady. Když nenaběhne, jedete do tolika hodin dál.“

Po přesunu pošty k novému poskytovateli všechno vypadalo v pořádku: maily přicházely. Odeslat se ale nedalo nic ještě 11 hodin po přepnutí. Nová služba si totiž doménu sama znovu neověří. Čeká, až v jejím panelu někdo klikne na „zkontrolovat znovu“. Po jednom kliknutí odesílání okamžitě naběhlo.

Dobrá odpověď zní: „Po každé změně posíláme testovací zprávy oběma směry, i z cizích domén, a kontrolujeme, že nepadají do spamu.“

Přišlo nám bezpečnostní upozornění: zaměstnankyně klienta si nastavila přeposílání veškeré pošty na soukromou schránku. Žádný zlý úmysl. Telefon jí jen neukazoval upozornění na nové maily, protože Outlook v mobilu ve výchozím stavu hlásí jen „prioritní“ poštu. Nastavení firmy přeposlání ven zablokovalo, takže nic neodešlo. Pravidlo jsme smazali a místo něj řešíme to, co chybělo: upozornění v telefonu.

Dobrá odpověď zní: „Přeposílání mimo firmu je zakázané a každý pokus nám přijde jako upozornění. Když to někdo zkusí, řešíme, co mu chybí.“

AI asistent nainstalovaný „na počítači“ nedokázal otevřít soubory ze síťového disku. Při hledání příčiny jsme zjistili, že úloha vůbec neběžela na počítači, ale v cloudu. Aplikace to sama přiznala jednou větou v dialogu: soubory, se kterými pracuje, opouštějí zařízení a zpracovávají se na serverech poskytovatele. Pro firmu, která řídí bezpečnost informací podle normy, je to položka do registru zpracovatelů, ne drobnost.

Dobrá odpověď zní: „Tenhle nástroj běží lokálně, tamten v cloudu v EU, a tyhle typy dat do něj nesmí. Je to zapsané ve směrnici.“

Den po krádeži v galerii ukázala aplikace kamer hlášku o plné paměti a uklidňující větu: „Staré klipy budou zaznamenány.“ V anglickém originále ale stálo overwritten, tedy přepsány. Český překlad tvrdil opak. Záznam se ukládal jen do paměti kamer, takže čas na stažení důkazu běžel.

Dobrá odpověď zní: „Záznam jde i mimo kamery a drží se tolik dní. Při incidentu ho stáhneme do hodiny.“

Majitel firmy viděl v administraci Microsoftu u své licence červené „vypršelo“ a byl si jistý, že nový nákup se nepovedl. Ve skutečnosti běžely dvě předplatná vedle sebe: nové, aktivní a správně přidělené, a staré, které jen dobíhalo. Stačilo to vědět. Nic se nemuselo kupovat znovu.

Dobrá odpověď zní: „Tady je seznam: kolik licencí platíte, kolik je přidělených a kdy se co obnovuje.“

Servisní smlouvy mají tendenci zůstat v šuplíku. Opakovaně vidíme paušály, které se roky nezměnily, inflační doložky, které nikdo nikdy neuplatnil, a přečerpané hodiny, které se tiše sčítají. Taková smlouva nesedí nikomu: firma neví, za co platí, a dodavatel nemá na co plánovat. Proto smlouvy stavíme na naměřené spotřebě, ne na pocitu.

Dobrá odpověď zní: „Každý měsíc dostáváte výkaz práce. Jednou ročně smlouvu porovnáme se skutečností.“

Tohle se stalo nám. Služební auto jsme převedli z fyzické osoby na firmu a upozornění na technickou kontrolu přestalo chodit. Posílalo se do datové schránky původního majitele a firemní schránka ho neposílá. Přišli jsme na to až při silniční kontrole. Od té doby hlídáme termíny sami a dopředu, ne podle toho, jestli nám to někdo připomene.

Dobrá odpověď zní: „Termíny máme v přehledu a upozornění chodí dvěma lidem měsíc předem. Po převodu nebo změně kontaktu to ověřujeme.“